忙しいわりに、振り返ってみると何も進んでいない――そんな「モヤモヤ感」を抱いたことはありませんか？
「本当に大切なこと」や「やりたいこと」が後回しになり、気付けば1週間、1か月があっと過ぎていて‥‥‥なんてこともあるかもしれません。
50代になってからオリンピック出場を目指すことが厳しいように、時間が経つほど目標に向かうチャンスは減ってしまいます。
そんな状態になることを避けるために、もっと意識的に自分の時間を使い続けることが大切であり、そのために役立つツールの１つが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
このマトリクスを活用すれば、今やっていることを整理し、どれが本当に大事なことなのかを見極められるようになります。
この記事では、このマトリクスの基本的な考え方をおさらいしつつ、日々の行動をスムーズに継続するための具体的なコツをわかりやすくお伝えします。
「毎日忙しいけど、なんだか大事なことができていない気がする」「もっと時間を有効に使いたい」と思っている方は、ぜひこの記事を最後まで読んでみてください。
緊急度と重要度のマトリクスの要点を解説前におさらい
- 「緊急度」と「重要度」の２つの観点から、日々の行動タスクを可視化した図のこと
- 「緊急度が低く重要度が高いタスク」の比率が高いほど、成長や成果につながりやすい理想的な状態
このマトリクスの活用方法については、下記の記事で解説しているので、そちらも併せてご覧ください。
行動継続するための注意点５選
■タスク計画の注意点
- 時間を要するタスクほど「タスクを後回しにする傾向がある」ため、「時間軸を広く見積もる」か「タスクの細分化」する
- 緊急度が高い行動ほど「重要度が高い行動」だと錯覚しやすいため、「結果に直結する行動か」を見極める
- スキルを磨いて作業効率を上げたとしても、行動に費やす時間そのものは変わらないため、タスクの取捨選択を意識する必要がある
■行動習慣の注意点
- 「忙しい」と感じる人の中には、「緊急度も重要度も低い行動」を意図せず行っているケースがあるため、行動継続のためにも原因を特定して対処する必要がある
- タスクを済ませて空けたスペースには無意識に予定が入ってくるため、緊急度が高いタスクを済ませた直後に意図的に予定を入れる必要がある
緊急度重要度マトリクスを行動継続につなげるための３つの前提
- 目標（目的地）が明確である
- 「１日どれだけできるか」よりも「完走できるペース配分」を意識して、１日のタスク量を考える
- 事前準備に時間をかけすぎない（時間をかけるほど重要度が落ちる）
「目標の達成」と「マラソンの完走」の条件が共通しているため、行動の継続について「マラソン」で例えられることがあります。
- ゴールまでの距離や場所がわからない状態では、走るモチベーションを保てない
- 全力疾走で４２．１９５ｋｍを完走することは無理、ハードルを上げすぎても無理（仮に無理やり前進できても痛い思いをする）
- 練習を重ねて実力をつけたとしても、フルマラソンの舞台に立たなければゴールはできない。（実力がつくほど、舞台に立つ方が重要になる）
行動継続につなげるための前提ができているかチェックしてみよう
「ゴールまでの道のりを想定できるほど明確に目標を立てられていますか？」
できていなければ、目標と必要な行動タスクを明確にしましょう。
「初日から全力で行動していませんか？」
無理している感覚があれば、少し物足りないぐらいまで行動量を落としましょう。
「自己啓発のスキルを磨いているだけでなく、目標に向けた実践もできていますか？」
実践ができていなければ、今から実践しましょう。
管理人（さんとー）の失敗談～挫折パターンは繰り返される～
「一度失敗した目標や行動計画は破棄すること」
「行動パターンの変化」がなければ、いつまで経っても同じ失敗を繰り返してしまいます。
厄介なのは、無意識に失敗した行動を忘れがちだという点です。
過去の挫折パターンを振り返るだけでも、行動継続の可能性を高められるはずです。
ちなみに、私はこの前提条件全てにおいて失敗パターンを繰り返していました。
- 「目標を立てずに行動をして挫折した経験」から具体的な目標が必要だと実感
- 「初日から全力を出しすぎて、トラブルが重なったときに対処できずに力尽きた経験」から、トラブルを考慮した長期目線での行動管理が大切だと実感
- 「『行動の準備』を理由に自己啓発ばかりを繰り返して結果が出なかった経験」から、準備は最小限にして即行動することが大切だと実感
行動継続につなげる７つのコツ
ここからは、行動継続につなげるための7つのコツを「計画」と「行動習慣」に分けてお伝えします。
行動継続につなげるコツ～計画編～
- 目標達成までに必要なタスクを、行動前に調べて計画に落とし込む
- 確保できる時間に収まる量まで細分化し、１日に収まらない場合は「週単位」のように時間軸を広げて管理する
- 緊急度が低くて重要度が高いタスクから予定を入れる（予定が詰まっている場合は、緊急度の高いタスクから処理する）
目標達成までに必要なタスクを「行動前」に調べておく
「無計画のまま行動をしていませんか？」
事前準備なしの行動はギャンブルと同じです。
運をつかむ上で「行動そのもの」は大事ではありますが、目標達成までに必要な情報を事前にリサーチするだけでも成功確率が格段に上がります。
（行き当たりばったりの行動は、所々で迷いを生じさせるので、行動のハードルが上がってしまいます）
確保できる時間に収まる量にタスクを細分化し時間軸を広げて管理する
「必要なタスクをそのまま書き出していませんか？」
たとえば、「ブログ記事を１記事作成する」という大まかな目標ではなく、作成するまでに必要なタスクを可能な限り書き出して、行動内容がより具体的になるようにしましょう。
「タイトルを決める」「記事構成を決める」「リサーチする」「導入文を考える」「添削する」「挿入画像を集める」「サムネイルを作成する」――など思いつく限り書き出します。
多くの時間を要するタスクは、「時間が確保できる日に予定を組み込む」といった工夫も大切です。
■タスクを細分化するメリット
- モチベーション維持のため：１日の終わりまでにタスクが終わっていない状態よりも、タスクを終わらせた状態の方が前進している感覚が残ってモチベーションを維持しやすい
- 行動の明確化のため：細分化するほど行動内容がより明確になるため、行動の迷いを防止できる
緊急度が低くて重要度が高いタスクから時間を確保する
「あなたにとって重要な予定を意図して組み込んでいますか？」
- 人の１日は１００％習慣で成り立っているので、無意識に「意図しない予定」を入れがち
- 無計画に予定を入れてしまって、重要なタスクに集中する時間が減ってしまう
上記のようなことが起こりかねませんので、少しでも時間に余裕ができたら、「緊急度が低く重要度が高い予定」をすぐに入れるようにしましょう。
行動継続につなげるコツ～行動習慣編～
- 「重要度が低い」と判断した行動を止める
- 無意識の行動を減らすための対策を取る
- 失敗があることを前提に行動する
- 時間にゆとりを持たせる
「重要度が低い」と判断した行動を止める
「何も考えずに新しい行動を始めていませんか？」
「ボーッとしている時間」でさえ、あなたが無意識下で行っている「予定」です。
一見時間に余裕があるように思えても、日々の習慣をもとに「予定」でびっしりと埋まっている状態だという前提で「止める行動を決める」ことから始めましょう。
「１日の自分の行動を記録し、『緊急度と重要度のマトリクス』を参考にしながら重要度の低い行動を止める」という手順を踏むのが理想です。
ただ、「明らかに重要度が低い行動」は直感で判断できると思うので、まずは「重要度が低い行動は何？」という質問で真っ先に浮かんだ行動から止めてみましょう。
無意識の行動を減らすための対策を取る
「悪習慣を絶つときに対策も併せて考えていますか？」
習慣は無意識で作られているものなので、行動を意図して変えない限り勝手に元の状態に戻ってしまいます。
人間は本能的に「楽を求める生き物」です。
優先したい行動は簡単に快楽が得られるような工夫を、止めたい行動は障害をいくつも設けて苦痛を与えるような工夫を心がけましょう。
管理人（さんとー）の対策例
- スマホゲームに一時期睡眠不足になるほどはまっていたときに、セーブデータだけ取り出せるようにしてアプリをそのままアンインストールした
- 無意識にスマホに手を伸ばしてしまうのを防ぐために、作業中は部屋の外に用意した引き出しの中に保管するようにした
- 無意識にお菓子をつまんでしまうため、「タイムロッキングコンテナ」を使って、食べたくなる時間にお菓子を取り出せなくした（代わりに水を手元に置いた）
失敗することを前提に行動する
「行動に移しても、良い成果がでなければすぐにやめていませんか？」
行動には失敗がつきものであるにもかかわらず「失敗したら行動を止める」という前提で行動しているようなものだからです。
「〇回に１回成功すればいいや」というような「失敗ありき」の考え方を前提にすることで、行動が継続しやすくなります。
失敗許容回数を決めた上で、「計画（Plan）→ 実行（Do）→ 振り返り（Check）→ 改善（Act）」（ＰＤＣＡサイクル）の流れで取り組みましょう。
時間にゆとりを持たせる
「『理想の自分』を前提に計画を立てていませんか？」
直近１ヶ月で頭の中で抱いている「理想通り」になった日を数えてみてください。
おそらく、理想通りの１日よりもそうでない日の方が遥かに多かったはずです。
当日の周りの環境（外部要因）や自身の状態（内部要因）によって、上手く自分の能力が発揮できないケースは多々あります。
自分の実力を過信せずに、予定がズレる前提で柔軟に対応できるように準備しましょう。
「当初予定していた行動量を半分に減らす」「期限より数日早く完成する計画を立てて、残りを予備日にする」など、行動前の対策を心がけましょう。
行動継続するための前提と７つのコツ まとめ
- 緊急度と重要度のマトリクスの基本
- 「緊急度が低く重要度が高いタスク」を優先することで、成長や成果につながりやすい。
- マトリクスを使えば、日々のタスクを整理し、やるべきことに集中できる。
- 行動継続のための注意点
- タスクを細分化して計画を立て、時間軸を広げて無理のないスケジュールを組む。
- 「結果に直結する行動か」を見極め、重要でない行動を減らす。
- 行動継続につなげるコツ
- 計画段階で目標達成までのタスクを具体的にリサーチし、管理する。
- 無意識の行動を見直し、「重要度の低い行動」を減らす工夫をする。
- 失敗を前提にし、完璧を求めずPDCAサイクルで改善を繰り返す。
- 時間にゆとりを持たせて柔軟に対応できる計画を作る。
この記事を参考に、自分の行動を見直し、日々の忙しさから抜け出して本当に大切なことに集中してみてください。
自分の1日の行動を書きだして「緊急度と重要度のマトリクス」当てはめてみる
